Gestión de inventarios

Una de los más grandes dolores de cabeza que tienen los gerentes hoy en día, es la gestión de los inventarios en la organización. Dolor de cabeza por no entender qué método o sistema usar. Hablemos de inventarios, su importancia en la gestión administrativa y qué elementos tener en cuenta para su puesta en marcha.

Durán (2012) afirma que el origen de los inventarios se remonta a la época antigua, donde diferentes pueblos, como los egipcios, acostumbraban a almacenar grandes cantidades de alimentos para sobrevivir en épocas de escasez o desastres. Por lo tanto, los inventarios surgieron como una solución para enfrentar los períodos de escasez y asegurar la supervivencia del negocio y el desarrollo de sus actividades. El almacenamiento de bienes y alimentos necesarios para la subsistencia impulsó la existencia de los inventarios.

Según Bustos et al. (2007), para que una organización pueda tener éxito en su funcionamiento, es esencial que cuente con diferentes recursos tangibles, como los tecnológicos, financieros, materia prima; e intangibles como patentes, fórmulas, métodos y conocimientos. Sin embargo, no basta con contar con estos recursos, sino que es necesario que sean administrados de manera adecuada para que puedan ser utilizados de forma efectiva en la consecución de los objetivos de la organización. En otras palabras, se requiere una gestión efectiva de los recursos para que la organización pueda lograr los resultados esperados. Es aquí que se da la importancia de la gestión de inventarios.

La gestión de inventarios es una tarea crítica para cualquier empresa que tenga bienes físicos, materiales o productos que manejar. Esto se debe a que una buena gestión de inventarios puede garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa, mientras que una mala gestión puede llevar a graves problemas financieros y de operación.

En cuanto a la gestión de los recursos físicos, se da una mayor importancia a los inventarios de materia prima, pues representan la circulación efectiva del dinero en la organización. El objetivo principal de crear inventarios es resguardarse contra situaciones inciertas y tener la capacidad de producir y adquirir insumos en condiciones económicas favorables. Asimismo, permiten hacer frente a los cambios previstos en la oferta y la demanda y mantener el flujo de productos entre los distintos puntos de producción y almacenamiento.

En la gestión de inventarios de materia prima es importante considerar los diversos factores o características que existen para garantizar un adecuado control y administración de los mismos. A continuación, se presentan algunos de los más importantes:

1. Demanda: se debe tener en cuenta el comportamiento de la demanda, su variabilidad y su previsibilidad para determinar los niveles de inventario adecuados.
2. Tiempo de entrega: es importante conocer el tiempo que tarda en llegar un pedido o en producir un artículo para determinar el nivel de inventario que se requiere.
3. Costo: se debe considerar el costo de adquisición, almacenamiento y mantenimiento de los inventarios para establecer la cantidad y el tipo de inventario a almacenar.
4. Rotación: la frecuencia de rotación del inventario es un factor crítico para la gestión de inventarios, ya que un inventario que no se mueve implica costos de almacenamiento y oportunidad perdida.
5. Calidad: se debe considerar la calidad de los artículos que se almacenan en inventario para evitar pérdidas y problemas de calidad.
6. Espacio de almacenamiento: todo inventario requiere de un espacio, por tanto, se debe considerar el espacio físico disponible para almacenar los inventarios y planificar en consecuencia. A su vez, se debe acondicionar dicho espacio para que se garantice la durabilidad y buen estado de los recursos que ahí se depositen, teniendo en cuenta niveles de humedad, temperatura, iluminación y posicionamiento.
7. Riesgo de obsolescencia: se debe tener en cuenta la vida útil de los artículos almacenados en inventario para evitar la obsolescencia y las pérdidas asociadas.
8. Variabilidad en el proceso de producción: es importante conocer la variabilidad en el proceso de producción para determinar la cantidad de inventario que se requiere para cubrir posibles contingencias o errores.
9. Software de gestión de inventario: es importante contar con un software o sistema de gestión de inventario que permita llevar un registro detallado de las existencias, su ubicación y su estado. Esto puede ayudar a reducir errores en la gestión de inventario y facilitar la toma de decisiones.

¿Qué ventajas trae la efectiva gestión de los inventarios de materia prima?

La aplicación efectiva de una gestión de inventarios de materia prima trae grandes ventajas en cuanto a la conservación de los recursos financieros dentro de una organización. Veamos algunos de estos:

1. Reducción de costos: Al tener una gestión adecuada de inventarios, se puede reducir el costo de almacenamiento y minimizar las pérdidas por obsolescencia, caducidad o deterioro de los productos almacenados. Además, se puede evitar la falta de stock, lo que puede llevar a perder ventas y clientes.
2. Mejora en la eficiencia operativa: Con una gestión adecuada de inventarios, se pueden mejorar los procesos de producción y distribución, optimizando los tiempos de entrega y mejorando la calidad del servicio al cliente.
3. Mayor rentabilidad: Al tener una gestión adecuada de inventarios, se puede maximizar el uso de los recursos y minimizar el capital invertido en inventarios, lo que puede aumentar la rentabilidad de la empresa.
4. Toma de decisiones basadas en datos: Una gestión adecuada de inventarios proporciona información valiosa sobre el rendimiento del inventario, lo que permite tomar decisiones informadas sobre la producción, la compra y la distribución de productos.

Métodos de gestión de inventarios

La gestión de inventarios obliga a seguir un método que vaya acorde a la realidad de la organización. Existen varios métodos de gestión de inventarios utilizados en la industria y comercio. Aquí se muestran los más utilizados con sus correspondientes características:

1. Método de Reaprovisionamiento Periódico (ROP, por sus siglas en inglés): Este método consiste en establecer un nivel de inventario mínimo (punto de reorden) que indica cuándo se debe realizar un pedido de reposición de inventario. El punto de reorden se basa en la demanda histórica, el tiempo de entrega del proveedor y el nivel de inventario de seguridad.
2. Método de Reaprovisionamiento Continuo (EOQ, por sus siglas en inglés): Este método implica hacer pedidos frecuentes y de menor cantidad para mantener el inventario a un nivel constante. Se calcula la cantidad económica de pedido (EOQ) que minimiza los costos de inventario y de pedido.
3. Just In Time (JIT): Este método implica la producción y entrega de bienes y servicios justo a tiempo para su consumo o venta, lo que minimiza el inventario y los costos asociados. Requiere una alta coordinación entre los proveedores, la producción y la logística.
4. ABC: Este método clasifica los productos en función de su valor y se enfoca en controlar de manera más estricta los productos de mayor valor (clase A) y tener menos control sobre los productos de menor valor (clase C).
5. FIFO/LIFO: Estos métodos se utilizan para determinar el costo de los productos vendidos y el valor del inventario. FIFO (First In, First Out) asume que los productos que ingresaron primero son los primeros en venderse, mientras que LIFO (Last In, First Out) asume que los productos que ingresaron más recientemente son los primeros en venderse.

Métodos de valuación de inventarios

Los métodos de valuación de inventario son los diferentes criterios que se utilizan para determinar el valor de los bienes que componen el inventario de una empresa. Algunos de los métodos de valuación de inventario más comunes son:

1. Primeras entradas, primeras salidas (PEPS, conocido en inglés como FIFO): este método supone que los primeros bienes que entran en el inventario son los primeros que se venden o utilizan en la producción.
2. Últimas entradas, primeras salidas (UEPS, conocido en inglés como LIFO): este método supone que los últimos bienes que entran en el inventario son los primeros que se venden o utilizan en la producción.
3. Costo promedio ponderado (CPP): este método calcula el costo promedio de los bienes que entran al inventario y lo utiliza para valorar tanto los bienes vendidos como los que quedan en el inventario.
4. Valor de mercado: este método valora el inventario al precio de mercado actual de los bienes.
5. Identificación específica: este método valora cada artículo en el inventario en función de su costo real.

Después de abordar diferentes temas sobre la gestión de inventarios en las empresas, es evidente que se trata de un proceso crítico y complejo que requiere una atención constante y una planificación cuidadosa. La gestión efectiva de inventarios puede generar una serie de beneficios, tales como la optimización de los niveles de inventario, reducción de costos, mayor satisfacción del cliente, entre otros. Por otro lado, la mala gestión de inventarios puede generar altos costos, excesos o faltantes de inventario, lo que afecta la calidad del servicio, la satisfacción del cliente y, en última instancia, la rentabilidad de la empresa.

Es importante destacar que la gestión de inventarios no solo implica aspectos operativos, sino también estratégicos y tecnológicos. Una gestión efectiva implica una combinación adecuada de diferentes enfoques, técnicas y herramientas, como la planificación y el control, la evaluación de riesgos, la implementación de políticas y procedimientos claros, la selección de los métodos de valuación de inventario más adecuados, y la incorporación de sistemas tecnológicos que permitan una gestión más eficiente y precisa.

En resumen, la gestión de inventarios es una tarea crítica en cualquier empresa que maneja productos o materias primas. La implementación de una estrategia de gestión de inventarios efectiva puede proporcionar una ventaja competitiva a la empresa y contribuir al éxito a largo plazo. Por lo tanto, es importante que las empresas dediquen el tiempo y los recursos necesarios para garantizar que sus procesos de gestión de inventarios sean eficaces y eficientes.

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Referencias

INNOVAR. Revista de Ciencias Administrativas y Sociales, 25(57), 79-92. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=81839197006

Bustos, C., & Chacón, G. (2007). El MRP En la gestión de inventarios. Visión Gerencial(1), 5-17. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=465545875010

Durán, Y. (2012). Administración del inventario: elemento clave para la optimización de las utilidades en las empresas. Visión Gerencial(1), 55-78. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=465545892008

Parada, Ó. (2009). Un enfoque multicriterio para la toma de decisiones en la gestión de inventarios. Cuadernos de Administración, 22(38), 169-187. https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=20511730009