Un diagrama de Gantt es una herramienta gráfica, que se emplea en la gestión de proyectos. El diagrama es de fácil manejo puesto que representa gráficamente el cronograma de actividades de un plan. También permite tener en cuenta el progreso de sus diferentes actividades y el tiempo en el que se debe culminar.
Es una herramienta que se usa desde hace muchas décadas. Aunque suene como algo que no sea vanguardista, actualmente es muy utilizada para la gestión de proyectos.
Fue diseñado a inicios del siglo XX por Henry Laurence Gantt, un ingeniero mecánico estadounidense y consultor en administración. Es reconocido por su trabajo en el desarrollo de la Administración Científica.
Por lo fácil de gestionar, es que aún se sigue utilizando esta herramienta en la gestión organizacional. La herramienta muestra unas barras horizontales sobre la matriz, mismas que describen la duración de las actividades. Cada actividad está listada en el diagrama, con su nombre, su responsable y la etapa a la que pertenece.
Antes de la invención de Gantt, existía una herramienta que ayudaba en la gestión de los procesos y sus tiempos pero no era tan cómoda. Se trata del Harmonograma, desarrollado por el ingeniero y economista, Karol Adamiecki. Esto lo dejamos aquí como dato curioso. No ahondaremos en el tema del Harmonograma de Karol Adamiecki.
Ventajas de un diagrama de Gantt
Utilizar el diagrama de Gantt para facilitar la gestión de un proyecto o un proceso, brinda las siguientes ventajas:
1. Flexibilidad
Facilita el entendimiento de los puntos de quiebre que ha tenido la ejecución del plan, permitiendo establecer en dónde se deben aplicar cambios. La matriz no es ciento por ciento estática, permitiendo, fácilmente, la realización de cualquier cambio, además de mostrar los costos que representan. También permite evidenciar los recursos que se han destinado para la ejecución de cada actividad.
2. Optimización del tiempo
Su propia configuración está diseñada para establecer los tiempos reales que toman las actividades del proyecto. Esto permite considerar variables en el tiempo como días no laborales, hitos o principales eventos.
Al quedar demostrado de manera gráfica, permite entender cómodamente, cuáles son las actividades que requieren de más tiempo y recursos para su óptimo cumplimiento.
3. Comunicación
Es una herramienta de fácil lectura y entendimiento, lo que permite que sea manipulable por cualquier miembro del equipo de trabajo. Igualmente puede ubicarse en una cartelera, al público de interés, haciendo público los tiempos, recursos y responsables de cada actividad del proyecto.
Las herramientas informáticas han mejorado la utilización de esta diagrama. Notifican a los involucrados y con acceso al sistema, de los cambios que se realicen en el diagrama de Gantt. Cada uno de los interesados en el proyecto, a través de estas herramientas tecnológicas, podrá consultar en simultaneidad cada aspecto del diagrama. Más adelante mencionaremos algunas de las herramientas «On Line» que existen en el mercado actual.
Utilización del diagrama de Gantt
En las siguientes tablas hay 7 tareas, catalogadas desde la a hasta la g. Algunas tareas pueden realizarse simultáneamente (a y b) puesto que no dependen de otras tareas para su iniciación. Por otro lado, existen otras no se pueden hacer hasta que se complete su predecesora. Por ejemplo, c y d no pueden comenzar hasta que se complete a.
| Actividad | Predecesor | Tiempo Estimado |
| a | — | 4 |
| b | — | 5 |
| c | a | 5 |
| d | a | 6 |
| e | b, c | 5 |
| f | d | 5 |
| g | e | 6 |
En el gráfico 1 se puede apreciar el Diagrama de Gantt ya construido y listo para llevar el control del proceso. Dicho proceso consta de dos etapas. La primera etapa tiene tres actividades por desarrollar. La segunda etapa tiene cuatro actividades por desarrollar. El hecho que la etapa 1 no haya terminado todas sus actividades, no significa que no pueda iniciar las actividades de la etapa 2.
Partes del diagrama
En la parte izquierda del diagrama, vemos las diferentes actividades, separadas por etapas (dos etapas en este caso). Cada actividad reconoce sus actividades predecesoras y el responsable a cargo de la actividad; en este caso, el área asignada. También muestra el tiempo que se demorará en desarrollar la actividad, en el gráfico 1 se manejan en días. Asimismo, el diagrama se puede manejar en semanas, meses, trimestres, etc.
Los colores son cuestión de gusto. Cada cual puede asumir un color independiente a la actividad, al responsable o simplemente manejar un tono único para cada bloque horizontal. En el ejemplo, se le ha asignado un color a cada área responsable: azul para Sistemas, rojo para Mercadeo y dorado para Producción. El tono gris representa la duración de cada etapa.
Hoy en día, la mayoría de los gráficos Gantt se crean con software de gestión de proyectos, tal y como lo mencionamos anteriormente. Podemos encontrar un apartado, en estos programas, que permite crear un diagrama de Gantt para el seguimiento y control de su proyecto. Uno de los más reconocidos es el MS Project, de la empresa MicroSoft pero puede resultar algo costosa su licencia.
Existen alternativas de aplicaciones en la nube para gestionar un diagrama de Gantt. A continuación, algunas de estas:
En definitiva, este diagrama es muy útil al momento de querer tener una vista general de todas sus actividades y sus respectivas fechas de inicio y finalización. A su vez, permite gestionar los recursos, y responsables de cada actividad. Desde el punto de vista de control permite ver el avance de cada tarea y manejar indicadores. Además, es una herramienta efectiva para facilitar la comunicación y tener idea del rendimiento general de todo el proyecto o proceso.
